Evenimente KeyPaaS

O platformă de evenimente susținută de un BPO centralizat și echipe locale

KeyPaaS Events este o soluție completă pentru gestionarea, organizarea și optimizarea evenimentelor, care combină:

  • o platformă digitală automatizată (web & mobil),

  • un centru BPO centralizat în București,

  • corespondenți locali sau parteneri la fața locului, în funcție de orașe și proiecte.

Această abordare permite organizarea unor evenimente mai eficiente, mai ușor de măsurat și cu costuri controlate, asigurând în același timp un nivel ridicat de calitate operațională.

Un BPO centralizat în București

Nucleul operațional al KeyPaaS Events se bazează pe o echipă BPO dedicată, responsabilă de:

  • gestionarea înregistrărilor și a invitațiilor,

  • administrarea bazei de date a participanților,

  • trimiterea comunicărilor (emailuri, newslettere, remindere),

  • suport pentru utilizatori,

  • monitorizarea KPI-urilor și raportare post-eveniment.

👉 Rezultat: costuri optimizate, continuitatea serviciilor și procese standardizate.

Corespondenți locali , doar atunci când este relevant

În funcție de natura și durata proiectului:

  • un corespondent local dedicat este mobilizat atunci când este justificată o prezență permanentă la fața locului,

  • în caz contrar, sunt implicați parteneri locali independenți calificați.

👉 Acest lucru asigură flexibilitate, controlul bugetului și expertiză locală — fără costuri fixe inutile.

O platformă de evenimente cu adevărat operațională

Maximizarea digitalizării, automatizare ori de câte ori este posibil

La fel ca KeyPaaS Energy, platforma KeyPaaS Events gestionează automat toate operațiunile digitale care pot fi automatizate pentru a:

  • Reducerea intervenției umane,

  • Limitarea erorilor,

  • Îmbunătățirea trasabilității,

  • Accelerarea termenelor de execuție.

Caracteristici principale

  • Crearea și gestionarea evenimentelor

    (față în față, hibrid, digital)

  • Site-uri web personalizate pentru evenimente

  • Înregistrare multi-canal

    (web, mobil, la fața locului)

  • Gestionarea invitațiilor și urmăriri automate

  • Controlul accesului prin cod QR

    (aplicații mobile)

  • Categorisirea participanților

    (VIP, presă, parteneri, public etc.)

  • Gestionarea cotelor și a capacității

  • Newslettere și comunicații integrate

  • Raportare și analiză post-eveniment

  • Conformitate GDPR și confidențialitate prin design

Mobilizare completă pentru organizarea evenimentelor

KeyPaaS Events depășește simpla platformă. Echipele gestionează întreaga lanț valoric al evenimentului:

  • căutarea și rezervarea locațiilor,

  • coordonarea furnizorilor de servicii,

  • crearea materialelor de comunicare (vizuale, prezentări, semnalistică),

  • designul logo-ului și identității evenimentului,

  • designul și gestionarea site-ului web al evenimentului,

  • trimiterea invitațiilor și a remindere-lor,

  • gestionarea recepției și controlul accesului prin aplicații mobile,

  • suport operațional înainte, în timpul și după eveniment.

Cazuri tipice de utilizare

  • Conferințe instituționale și europene

  • Evenimente corporative și B2B

  • Lansări de proiecte sau politici publice

  • Campanii de comunicare cu multiple evenimente

  • Roadshow-uri în mai multe orașe

  • Evenimente hibride cu monitorizarea performanței

Beneficii concrete și măsurabile

✔ Optimizarea costurilor

  • Servicii partajate prin BPO

  • Automatizarea proceselor

  • Resurse locale utilizate doar când este necesar

✔ Execuție fiabilă și trasabilă

  • Procese standardizate

  • Platformă unificată

  • Raportare consolidată

✔ Impact maxim al evenimentelor

  • Gestionarea mai bună a audienței

  • Monitorizarea exactă a participării

  • Date acționabile pentru comunicare și luarea deciziilor

✔ Scalabilitate europeană și internațională

  • Același model indiferent de oraș sau țară

  • Implementare rapidă a noilor evenimente

KeyPaaS Events: mult mai mult decât un instrument de gestionare a evenimentelor

KeyPaaS Events este o infrastructură operațională pentru evenimente, destinată organizațiilor care doresc să:

  • organizeze mai bine,

  • cheltuiască mai puțin,

  • măsoare mai mult,

  • valorifice fiecare eveniment.